关于印发《河南省大中专毕业生档案管理若干规定》的通知
河南省教育厅 河南省档案局
教学〔2003〕624号
关于印发《河南省大中专毕业生档案管理若干规定》的通知
各省辖市档案局、各省辖市毕业生就业主管部门、省直有关部门、有关用人单位、各大中专院校：
为了适应新形势下大中专毕业生档案管理工作的需要，进一步提高学校学生档案管理、特别是提高毕业生档案的管理水平，根据国家档案管理有关规定，我厅会同省档案局共同制订了《河南省大中专毕业生档案管理若干规定》（见附件）。现印发给你们，请遵照执行。执行中有什么问题，请及时反馈给我们。
附件：河南省大中专毕业生档案管理若干规定
二○○三年十一月二十六
附件
河南省大中专毕业生档案管理若干规定
第一章 总则
第一条
为了加强大中专学校毕业生的档案资源建设，做好档案材料的收集归档工作，为国家机关和企事业单位历史的、全面的了解毕业生和正确选拔人才提供依据，为国家积累档案史料，根据《中华人民共和国档案法》和《干部档案工作条例》等法规制定本规定。
第二条
学校毕业生档案材料的收集归档，要本着实事求是的原则，着重收集反映学生在校期间的政治思想、品德作风、学识水平等内容的文件材料，并进行规范化管理,使之有效地为国家和社会选拔人才服务，为社会主义现代化建设服务。
第三条
学校毕业生档案材料形成部门和管理部门，必须认真贯彻国家有关的法律、法规和党的组织人事等工作的政策、规定。收集归档工作受国家有关法律、法规的保护和监督。
第二章 收集范围
第四条 大中专毕业生归档材料主要内容：
（1）学生入学登记表（学校可以自行订制）；
（2）选拔、保送学生登记表；
（3）毕业生登记表（高校毕业生登记表由国家教育部统一印制,中专毕业生登记表由省教育厅统一印制）；
(4）毕业生就业通知书；
（5）入党（团）材料，加入民主党派材料；
（6）奖学金登记表；
（7）在校期间奖励、表彰以及惩处决定；
（8）军训鉴定表；
（9）学年鉴定表；
（10）新生入学体检表和毕业体检表；
（11）学生在校期间成绩表；
（12）学生在校期间辅修课程成绩表；
（13）参与社会实践活动登记表；
（14）意外死亡学生的生平介绍及死亡调查报告；
（15）中考或高考成绩单；
（16）学生在校期间参加各种社会实践活动获得的由实习单位或学校颁发的考评证书及学校证明；
（17）毕业研究生档案中需要有研究生毕业登记表、研究生学籍和在校成绩表、研究生学位申请表、研究生毕业论文评阅意见表和研究生体检表；
（18）出席团代会、党代会登记表；
（19）其他可供组织参考的有保存价值的材料。
第三章 建立、收集、查阅档案方法
第五条 学校各个部门都应建立健全送交毕业生档案材料归档的制度，并认真贯彻执行。
第六条 学校在新生资格审查中要审核其档案，审核合格后入库；对于档案材料不齐全的应要求其生源地招生办补齐材料。
第七条 学生档案管理部门，应掌握形成学生人事档案材料的信息，建立联系制度，及时向学校有关部门收集新形成的学生人事档案材料。
第八条 形成学生档案材料的部门，按学校毕业生档案主管部门规定的时间将有关材料整理完毕后,移送档案管理部门归档。
第九条 学生档案管理部门发现有关部门送交归档的材料不符合归档要求时，应及时通知形成材料的部门补送或补办手续。形成学生档案材料的部门有责任按规定认真办理,为学生毕业时具备完整的毕业生档案打好基础。
第十条 对于学生毕业后档案材料出现意外情况的，学校应根据学生在校期间的记录，认真补办。
第十一条 因考察任用学生干部、新生复查、学籍变动、组织发展、推荐就业、起草奖惩文件、写亡故人员生平介绍等工作需要，可以查阅学生档案。其他需要或校外单位因公需要查阅学生档案的，经学校学生档案管理部门批准，可根据需要提供部分或全部档案材料。
第十二条 毕业生档案一般应由学生所在院系党总支和行政办公室同志查阅，如确系工作需要，校内其他党政部门也可查阅。
第十三条 学校以外单位需要查阅毕业生档案时，须持有单位所在地县、团级以上组织、人事部门查阅档案介绍信，经主管领导同意后方可查阅。
第四章 归档要求
第十四条 归档的材料必须是办理完毕的正式材料。材料应完整、齐全、真实，文字清楚、对象明确，由承办部门或个人署名，注明形成材料的时间。
第十五条 归档的材料，凡规定由组织审查盖章的，须有组织盖章，规定要同本人见面的材料（如审查结论、复查结论、处分决定或意见、组织鉴定等），一般应有本人的签字。特殊情况下，本人见面后未签字的，可由组织注明。
第十六条 学生档案材料的载体一般应使用16开规格的办公用纸，材料左边应留出2—2.5厘米的装订边。文字须是铅印、胶印、油印或用蓝黑墨水、碳素墨水、墨汁书写，不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及纯蓝墨水和复写纸书写。除电传材料需复印存档外，一般不得用复印件代替原件存档。
第五章 档案转递
第十七条 根据国家大中专毕业生就业工作的有关政策规定，在规定的自由择业期内学校可以根据毕业生申请将档案存放在学校，学校不得借故收取任何费用，如违反规定，要追究有关责任人。择业期内就业的，学校根据毕业生就业情况将档案发往其就业单位人事部门；对超过择业期仍没有落实就业单位,户口仍留在学校的，由学校将该生户口和档案转往其生源地县（市）人事部门人才交流中心。
第十八条 档案材料的转递必须通过机要交通或派专人送取，原则上不准自带。
第十九条 转出毕业生档案时学校要再次审核，必须保证完整齐全，不得扣留材料或分批转出。
第二十条 转递毕业生档案必须按“学生档案转递通知单”的项目详细登记，严密包封。
第六章 监督管理
第二十一条 学校应加强对毕业生档案材料收集归档工作的监督和检查，建立定期档案检查制度，及时研究解决收集归档中的问题。
第二十二条 学校要支持毕业生档案管理人员的工作，设立专项经费，保证收集归档工作的顺利进行。
第二十三条 毕业生档案要由专人负责。档案工作人员要忠于职守、熟悉业务、掌握政策、认真鉴别、严格把关、保守秘密、积极主动、认真负责地做好毕业生档案材料的收集归档工作，在毕业生档案工作中要体现现代化服务意识，运用现代化管理手段积极为学校毕业生就业工作服务。
第二十四条 学校要逐步加强档案管理工作的硬件设施建设，建立符合国家标准的档案存放环境，做好毕业生档案的防火、防盗、防潮工作，保证毕业生档案安全。
第二十五条 对违反本规定，涂改、伪造毕业生档案材料的要追究责任，严肃查处。
第七章 附则
第二十六条 本规定自下发之日起施行。凡与本规定不符的，一律按本规定执行。
第二十七条 本规定由河南省教育厅、河南省档案局及河南省大中专毕业生就业指导工作领导小组办公室负责解释。
主题词：教育 院校 毕业生 档案管理 规定 通知
河南省教育厅办公室
2003年11月26日印发
